Como organizo minha vida

Um pouco de história

Comecei cedo a organizar, agendar e anotar todos meus compromissos, minhas tarefas e informações que achava que seriam úteis, no futuro.

A primeira agenda, junto com minha primeira caneta roller ball, foram recuperadas do cesto de lixo da sala de aula, na quinta série.
Uma professora (que vivia fazendo palavras cruzadas na sala de aula), um belo dia, jogou no cesto uma caneta Parker e uma agendinha.
A agendinha, tinha mapas, informações, úteis, agenda de telefones, calendário, etc etc, tudo isso em um pequeno bloco encadernado em preto.
A caneta, bastou comprar uma carga nova e usei por bom tempo.

De lá para cá muita coisa mudou.
Troquei aquela agenda por uma agenda um "tico" maior, ainda com vários recursos e de capa amarela, que mais uma vez, peguei em um lixo.
Passei por várias agendas grandes, em brochuras, espirais, permanentes.
Sim, agendas permanentes.. .meio doido isso, ter que apagar os compromissos do ano anterior para usar novamente.
Até que um dia... comprei minha primeira agenda eletrônica, uma SF4000 Casio.
Depois quando a agenda quebrou (flat cable rompido) e só no Japão, teria conserto, passei um tempo, novamente, com agendas de papel.

Para o controle financeiro, usava um caderno espiral, que abri no dia que emiti a primeira folha de cheque.
Ali anotava tudo, sempre batendo até os centavos dos saldos.

Depois de longo tempo, anotando tudo em caderno e agenda de papel, comprei um Palmtop (algo como um pai dos tablets) onde passei a centralizar os controles, inclusive os financeiros.

Migrei os controles para um celular onde eu já instalava em java, vários aplicativos para a organização.

Quando entrei na era dos Smartphones (pouca gente sabia o que era isso), as coisas ficaram mais fáceis.
Pude voltar a testar várias agendas, vários aplicativos gerenciais etc etc.
Do smartphone para um tablet, foi um pulinho.

Então como pode notar, minha experiência no uso de recursos para a organização, já vem de longa data.

Organização atual

Atualmente, tenho uma pequena empresa e como, ainda não encontrei um ERP com CRM que atenda minhas necessidades, sem ferir o bolso da empresa, testei vários recursos, até adotar o EVERNOTE, como aplicativo central.


Como eu uso o Evernote

Nele abri alguns cadernos...
Família;
Pessoais;
Empresa;
um exclusivo para o projeto do meu livro;
Aulas (para as aulas que preparo);
Desejos e
Tutoriais e informações.


Caderno Empresa

Dentro deste caderno, criei as etiquetas:
"Cases" - para guardar matérias de empresas que utilizo para estudos e planejamento e muitas vezes, apresento nas reuniões, como exemplos.
 "Clientes" - para organizar toda informação sob esta etiqueta
 "Modelos" - Com modelos de todo tipo de comunicação, documentos e propostas utlizados pela empresa.
 "Parceiros" - Onde armazeno com etiquetas com nome de cada parceiro de negócios, toda orientação e documentação.
"Propostas" - Com etiquetas para separar as propostas em andamento das propostas recebidas e propostas arquivadas.
"Soluções" - Onde armazeno toda informação de empresas que tenham aplicativos, produtos ou serviços que possam ser utilizados por nós ou nossos clientes.
"Jurídicos" - Textos, normas, processos.
"Projetos" - Reunindo todos os projetos e criações.
"Tabelas! - Para organizar as tabelas de preços da empresa, concorrentes e fornecedores.
"XClientes" - Para funcionar como arquivo morto de notas de ex clientes.

Subordinada a etiqueta "Clientes", criei duas etiquetas para cada cliente, uma com o nome da empresa e outro com o nome da empresa e a palavra Reuniões.
Assim, com a Etiqueta do nome do Cliente, ficam as Notas "Tarefas", "Registro de Atividades", e as notas que estiverem relacionadas ao cliente, como Propostas apresentadas, FAQs, Roteiros de atendimentos, Glossários e matérias publicadas que tenham relevância.
Na etiqueta com o nome do cliente e a palavra "Reuniões", ficam os resumos das reuniões realizadas e a pauta para a próxima reunião.
Deste modo, sempre que surge algo que deva ser levado para a próxima reunião, já anoto na pauta, evitando esquecimento posterior.

Cada solicitação do cliente, seja por telefone, email, mensagem instantânea é copiada para a nota "Tarefas" do cliente, com a inclusão da data de solicitação.
Ao realizar estas tarefas, transporto para a nota Registro de atividades, permitindo ter um histórico de tudo que já foi realizado, para o caso de alguma necessidade de contestação, apresentação de contas etc.


Agora a tarefa de organizar a execução das tarefas ficou mais fácil com o uso dos "Lembretes"
Cada uma das notas "Tarefas" e das notas "Propostas" são adicionadas com um Lembrete com data e hora para a execução.
Antes deste recurso ser implementado no Evernote eu usava a agenda do Google para controlar os horários de execução das tarefas dos clientes.
Na Agenda do Google, agora ficam agendados as reuniões e as tarefas que possuem frequência de execução.


Trabalho o dia todo com o Evernote aberto. Usando como guia para as tarefas.
Sincronizado com o tablet e o smartphone, tenho todas as informações sempre à mão.
Inclusive, usando o Evernote no tablet com a pauta da reunião com os clientes.

Crio novas anotações de todas as maneiras possíveis, seja, gravando com voz uma ideia que tive quando estou andando na rua, fotografando um produto ou algo que preciso pesquisar depois, Digitando textos e tarefas e especialmente, copiando páginas ou matérias da internet, com o recurso do "CLEARLY" instalado nos navegadores ou com a função "adicionar ao evernote" do botão direito do mouse.

A instalação é fácil, gratuita e funciona em português.
Link para saber mais e download Evernote.